Cómo implantar el teletrabajo en la empresa

12/03/2020 Sofía Riesco

El teletrabajo es una forma de trabajar muy habitual entre los autónomos y pequeños empresarios que solo necesitan de acceso a Internet para desempeñar sus tareas. No solo puede desarrollarse desde el propio hogar, sino también en bibliotecas o espacios de coworking que, a través de un alquiler, ofrecen despachos o salas de reunión.

Ante la propagación del Covid-19 o coronavirus, la Comunidad de Madrid y el País Vasco han recomendado a las empresas y a los trabajadores que opten por esta modalidad de trabajo, que no implica el desplazamiento hasta la oficina ni usar el transporte público, y que pretende ser una medida de contención del virus.

Para teletrabajar los fundamental es tener un ordenador con acceso a Internet, un correo electrónico, una plataforma de mensajería, una herramienta para gestionar los proyectos a la que tengan acceso todos los empleados que lo necesiten, o una herramienta de control horario, entre otros aspectos. También es clave destinar un espacio de la casa exclusivamente al trabajo para poder limitar la vida profesional de la personal y familiar.

No obstante, ¿todo el mundo puede teletrabajar? ¿Qué profesiones lo tienen más difícil en este sentido? ¿Se necesita una plataforma específica para trabajar desde casa? El profesor del Máster en Recursos Humanos de ICADE Business School, Javier García, responde a estas cuestiones:

· ¿Qué se necesita para teletrabajar?

“Lo primero de todo, concienciación de que se va a trabajar en remoto. No es lo mismo trabajar en la empresa donde tienes una rutina, unas reuniones, y un contexto generado que trabajar en tu contexto de ocio. Por lo tanto, lo primero es concienciarse", afirma García. Para trabajar desde casa es necesario un ordenador con conexión a internet, preferentemente con buen ancho de banda por si hay que mantener reuniones por videoconferencia, y un dispositivo móvil, ya que “muchas de las herramientas colaborativas tienen su aplicación móvil", explica el profesor de ICADE.

“Hay compañías que utilizan entornos virtuales, y otras accesos directamente a repositorios en la nube. En cualquier caso, el empleado debe de poder contar con un ordenador con características mínimas para poder cubrir con las necesidades del software. Para ello, la compañía tiene que poder facilitar dichos dispositivos", añade.

· ¿Qué ventajas y desventajas tiene el teletrabajo?

La principal ventaja del teletrabajo que destaca el profesor del Máster de Recursos Humanos es el ahorro de tiempo en el desplazamiento, ya que permite evitar, de media, dos horas de viaje al día. “Además, nos permite compatibilizar mejor la vida familiar y profesional. No obstante, precisamente este punto está directamente relacionado con la principal desventaja, que es el 24/7".

Dentro de este inconveniente se encuentra la dificultad para organizarse en torno a las tareas prioritarias o perder la noción de su tiempo de trabajo, ya sea por defecto o por exceso. Al haber mayor disponibilidad e inmediatez, el profesional puede estar más atado a la empresa. “Es muy importante definir los límites desde el principio, tanto por parte del empleado como de la empresa (tiempos de trabajo, horarios de acceso, reuniones de seguimiento...)", recomienda García.

· ¿Todo el mundo puede teletrabajar? ¿Quién lo tiene más difícil?

“A día de hoy no. El mundo aún no está preparado para abordar el teletrabajo al 100%", afirma el profesor. Y es que antes de implantar el teletrabajo se debe hacer un análisis previo en el que se definan los puestos de trabajo susceptibles de ser teletrabajados, y qué actividades se realizarán desde la oficina y cuáles en otros lugares.

Los trabajadores de sectores como el turismo, la restauración o la industria lo tienen más difícil en este sentido, ya que requieren de un trabajo presencial. Aquellos trabajos manuales también lo tendrán más complicado para teletrabajar. “Esto nos va a ayudar a concienciarnos de la importancia de determinados puestos de trabajo que en ocasiones pueden pasar desapercibidos", asegura García.

· ¿En qué profesiones es más fácil el teletrabajo?

“Tienen el teletrabajo mucho más accesible los profesionales que trabajen en temas administrativos, servicios centrales o consultoras. Un consultor puede desempeñar su labor a distancia, manteniendo reuniones por videoconferencias o creando informes, por ejemplo."

· ¿Cómo afecta al normal desarrollo de una empresa el teletrabajo a nivel global?

“Lo primero que tienes que asegurar es que va a haber responsabilidad y compromiso por parte de los empleados, y que son capaces de adaptarse al nuevo modelo de trabajo. Sin duda, en un principio va a ser complicado, ya que el uso de la tecnología y las herramientas digitales va a ser imprescindible" explica García. “Pero como en cualquier transición, una vez todo el mundo se haya adaptado a la nueva manera de trabajar, seguramente se gane en eficiencia y eficacia. En este caso, va a ser muy importante la formación y el seguimiento".

Muchas empresas todavía se muestran reacias a implantar estas medidas porque consideran que no pueden realizar una evaluación de la productividad ni saber cuál será el impacto sobre su negocio, según WorkMeter, empresa de soluciones tecnológicas de medición de la productividad.

“El teletrabajo implica el uso de tecnología, y es fundamental que la organización disponga de las herramientas necesarias para desarrollar con éxito estas iniciativas", destaca Joan Pons, CEO de WorkMeter. “Alguien que trabaja desde su casa, en cierto modo, aislado del resto de la organización, puede perderle el pulso al ritmo de trabajo del resto de sus compañeros", afirma Pons. Pero estos sistemas “permiten no solo que estos profesionales se mantengan alineados con las dinámicas y ritmos productivos de la empresa, sino que ofrecen grandes oportunidades de mejora para los miembros del equipo", añade.

· Claves para establecer el teletrabajo en casa

Fijar los límites entre empleado y empleador es clave. “Una buena práctica es mantener reuniones de seguimiento al principio y final de la jornada. Esto va a provocar que tengamos que adquirir herramientas para planificarnos mejor", asegura el profesor. Pero también es muy importante establecer un espacio de trabajo que esté limpio y ordenado, y concienciar al entorno del trabajador. “Hay que entender que durante un periodo de tiempo uno no está en casa por puro placer, sino que está trabajando", específica.

A la hora de establecer las pausas, éstas deben facilitar el buen desarrollo de la jornada, “ya que no es como estar en el salón viendo la tele y hacer una pausa por la publicidad".

· ¿Está España preparada para el teletrabajo?

El teletrabajo está aumentando en España. Según los últimos datos de Adecco, un 7,9% del total de personas trabajó desde casa en el cuarto trimestre de 2019, lo que equivale a poco más de 1,5 millones de personas. La proporción de personas que han trabajado al menos ocasionalmente desde su hogar ha crecido en una docena de autonomías, especialmente en Cataluña y Baleares. No obstante, según el profesor de ICADE “aún no estamos 100% preparados en cuanto a conciencia social y recursos. Estos son los dos puntos en los que habría que focalizarse, empezando por dar formación de competencias y conocimientos digitales."

· ¿Se implantará más el teletrabajo en las empresas a raíz de esta situación?

Aunque García no sabría decir si se implantará o no el teletrabajo, “sin duda es una oportunidad para ponerlo en práctica y entender sus beneficios, así como poder corregir los fallos". En este sentido alude a la conciliación y al cambio de paradigma social que se está produciendo. “En algún momento tendrá que ocurrir un cambio que facilite la convivencia de los dos mundos, el social y el laboral, y el teletrabajo bien enfocado seguramente pueda ayudar a mejorar esta situación", afirma.

· ¿Cómo se usa el registro horario obligatorio en el teletrabajo?

La nueva ley de registro horario no impide las iniciativas de teletrabajo, ya que los sistemas de medición permiten cumplir el registro de jornada tanto cuando los empleados están teletrabajando como cuando están en la oficina. “A día de hoy, no todas las empresas cuentan con dispositivos biotecnológicos. Por lo tanto, se tendrá que seguir haciendo como siempre", afirma García.

No es cuestión de estar vigilando a los trabajadores, aunque las reuniones de equipo pueden ser un buen recurso para registrar las horas de cada uno. “Se puede trabajar desde Recursos Humanos para ganar el compromiso y la confianza de los trabajadores, haciéndoles conscientes de las ventajas del teletrabajo, y facilitando los recursos necesarios. Es una oportunidad de conseguir un win-win", concluye.